పారేస్తే... తీవ్ర నష్టం!
ప్రతీ డాక్యుమెంట్‌కు నిర్దేశిత కాలం
అప్పటి వరకు ఉంచుకోవడమే మంచిది
పారేసి సమస్యలు కొనితెచ్చుకోవద్దు
డిజిటల్‌గా భద్రపరుచుకునేందుకు డిజీలాకర్‌
క్లౌడ్‌ సహా మరెన్నో మార్గాలు కూడా ఉన్నాయ్‌
ఒకప్పటితో పోలిస్తే నేటి జీవనంలో ఆర్థిక లావాదేవీల పాత్ర మరింత ఎక్కువైందనే చెప్పుకోవాలి. వ్యక్తుల ఆర్జనా శక్తి పెరిగినందున.. అవసరాలు, ప్రాధాన్యతలు కూడా మారిపోయాయి. ప్రాపర్టీలు, స్టాక్స్, మ్యూచువల్‌ ఫండ్స్ కొనుగోళ్లు, బీమా పాలసీలు, బ్యాంకు ఖాతాలు.. లిస్ట్‌ పెద్దగానే ఉంటుంది. కానీ, వీటికి సంబంధించి డాక్యుమెంట్లను భద్రంగా ఉంచుకుంటున్నామా? తప్పకుండా ఉంచుకోవాలి. వీటికి సంబంధించిన డిజిటల్‌ ఆధారాలను ఎక్కడ నిల్వ చేస్తున్నారు? సాధారణంగా ఈ డిజిటల్‌ డాక్యుమెంట్లు మెయిల్‌ బాక్స్‌లకు వస్తుంటాయి.
స్టాక్స్‌లో లావాదేవీలకు సంబంధించిన కాంట్రాక్టులు కూడా ఏ రోజుకారోజు మెయిల్‌ బాక్స్‌కు వస్తుంటాయి. బీమా కంపెనీలు అయితే ప్రస్తుతం ఈ పాలసీ పత్రాలను రిజిస్టర్డ్‌ ఈ మెయిల్‌ అడ్రస్‌లకు పంపిస్తున్నాయి. పాలసీ ప్రీమియం సర్టిఫికెట్లను కూడా మెయిల్‌కు పంపిస్తున్నాయి. ఇలా భారీగా వచ్చే డిజిటల్‌ డాక్యుమెంట్లను ‘డిలీట్‌’ కొట్టేసేవారూ ఉన్నారు. కానీ, వేటి అవసరం ఎంత మేరకు అన్నది తెలుసుకోకుండా డిలీట్‌ చేయవద్దు. ప్రతీ డాక్యుమెంట్‌ను ఎంత కాలం పాటు ఉంచుకోవాలన్నది తెలిస్తే.. అప్పుడు వాటి నిర్వహణ సులువవుతుంది.
ఐటీ...
ఏటా ఆదాయపన్ను రిటర్నులు దాఖలు చేయడంతో పని అయిపోయిందని భావిస్తే అది తప్పే అవుతుంది. ఆదాయపన్ను రిటర్నుల్లో పేర్కొన్న ఆదాయం, పెట్టుబడులు, ఇతరత్రా వనరుల సమాచారానికి సంబంధించిన ఆధారాలు కూడా మీ వద్ద భద్రంగా ఉంచుకోవాల్సి ఉంటుంది. ‘‘పన్ను చెల్లింపుదారు తన పన్ను వివరాలను, ఇందుకు సంబంధించిన ఇతర డాక్యుమెంట్లు, ఆధారాలను కనీసం ఏడేళ్లపాటు ఉంచుకోవాలి. ఏడేళ్ల వరకు ఏదేనీ ఆసెస్‌మెంట్‌ సంవత్సరానికి సంబంధించిన రిటర్నులను తిరిగి విచారించే అధికారం ఆదాయపన్ను శాఖా అధికారులకు ఉంటుంది’’అని ఎన్‌ఏ షా అసోసియేట్స్‌ పార్ట్‌నర్‌ గోపాల్‌ బోహ్రా తెలిపారు.
ఒకవేళ గత కాలానికి సంబంధించి రిటర్నుల విషయమై ఏదైనా వివాదం ఆదాయపన్ను శాఖతో నెలకొని ఉంటే.. అది పరిష్కారం అయ్యే వరకు అందుకు సంబంధించిన డాక్యుమెంట్లను తప్పకుండా ఉంచుకోవాలని సూచించారు. ‘‘పన్ను చెల్లింపుదారుల ప్రాంగణాల్లో ఆదాయపన్ను శాఖా సోదాలు నిర్వహించినట్టయితే.. ఆ సందర్భంగా రూ.50 లక్షలకు మించి ఆస్తి లేదా ఆదాయాన్ని అసెసింగ్‌ అధికారి గుర్తించితే, అప్పుడు 10 ఏళ్ల నాటి పాత రికార్డులను కూడా తిరిగి విచారించే అధికారం కలిగి ఉంటారు’’ అని బోహ్రా వివరించారు. విదేశీ మార్గంలో ఆదాయాన్ని కలిగి ఉంటే లేదా విదేశీ ఆస్తి కలిగి ఉంటే సంబంధిత ఆర్థిక సంవత్సరం ముగిసినప్పటి నుంచి 17 ఏళ్ల పాటు ఆయా ఆధారాలను జాగ్రత్తగా ఉంచుకోవాలి. ఆదాయాన్ని దాచిపెట్టినట్టు పన్ను అధికారులు భావిస్తే.. సంబంధిత అసెస్‌మెంట్‌ను తిరిగి తెరిచేందుకు చట్ట ప్రకారం వారికి 17 ఏళ్ల పాటు అధికారం ఉంటుంది.
► బ్యాంకు పత్రాలు
రుణాలు తీసుకుని, చెల్లింపులు పూర్తయిన తర్వాత అందుకు సంబంధించిన ఆధారాలను చాలా జాగ్రత్తగా ఉంచుకోవడం మంచిది. ‘‘రుణాన్ని పూర్తిగా చెల్లించేసినప్పటి నుంచి కనీసం ఎనిమిదేళ్ల పాటు డాక్యుమెంట్లను అలాగే ఉంచుకోవాలి. ఏవైనా వివాదాలు తలెత్తితే పరిష్కరించుకునేందుకు ఆధారంగా ఇంతకాలం పాటు వాటిని భద్రపరుచుకుంటే సరిపోతుంది’’ అని బ్యాంక్‌ బజార్‌ సీఈవో ఆదిల్‌శెట్టి సూచించారు. ఆర్‌బీఐ మార్గదర్శకాల ప్రకారం కూడా బ్యాంకులు ఐదు నుంచి ఎనిమిదేళ్ల పాటు పత్రాలను నిల్వ చేయాల్సి ఉంటుంది. కనుక ఇంత కాలం పాటు రుణాన్ని తీర్చివేసిన ఆధారాలను ఉంచుకుంటే సరిపోతుంది.
భద్రత ఎక్కడ..?
డాక్యుమెంట్లను నిల్వ చేసుకునేందుకు పలు మార్గాలున్నాయి. మీ డెస్క్‌టాప్‌ లేదా ల్యాప్‌టాప్‌లో పదిలపరుచుకోవచ్చు. లేదంటే పెన్‌డ్రైవ్‌ లేదా హార్డ్‌ డిస్క్‌లు కూడా ఉన్నాయి. ఆన్‌లైన్‌లో క్లౌడ్‌ స్టోరేజీ సదుపాయాలు కూడా విస్తృతంగా అందుబాటులో ఉన్నాయి. చాలా మంది ముఖ్యమైన పత్రాలను తమ ఈ మెయిల్‌ బాక్స్‌లోనే ఉంచేస్తుంటారు. ‘‘ఈ మెయిల్‌లో నిల్వ చేయడం అన్నది భద్రతా పరంగా సురక్షితమైనది కాదు. ఎప్పటికప్పుడు డౌన్‌లోడ్‌ చేసుకోవడంతోపాటు పాస్‌వర్డ్‌తో వాటికి రక్షణ ఏర్పాటు చేసుకోవాలి. బిట్‌లాకర్‌ను ఇందుకు వినియోగించుకోవచ్చు’’ అని ఇన్‌ఫ్రాసాఫ్ట్‌ టెక్‌ ప్రొడక్ట్, ఇన్నోవేషన్‌ హెడ్‌ మనోజ్‌ చోప్రా తెలిపారు.
బిట్‌లాకర్‌లో ఎన్‌క్రిప్షన్‌ సదుపాయం ఉంటుంది. దీంతో ఇందులో నిల్వ చేసుకునే డాక్యుమెంట్లకు రక్షణ ఏర్పాటు చేసుకోవచ్చు. ఇంకా క్లౌడ్‌ రూపంలోనూ డాక్యుమెంట్లను భద్రపరచుకునే అవకాశం ఉంది. గూగుల్‌ డాక్యుమెంట్స్, ఐక్లౌడ్, డ్రాప్‌బాక్స్‌ ఇటువంటివే. స్కాన్‌ చేసిన డాక్యుమెంట్లను వీటిల్లో స్టోర్‌ చేసుకుని ఎక్కడి నుంచి అయినా తిరిగి పొందొచ్చు. ముఖ్యమైన, అవసరమైన డాక్యుమెంట్లను లోకల్‌గా (కంప్యూటర్లు, డిస్క్‌లు) స్టోర్‌ చేసుకోవడంతోపాటు.. వాటి బ్యాకప్‌ తీసుకుని కనీసం రెండు క్లౌడ్‌ వేదికల్లో అయినా పదిలం చేసుకోవాలని చోప్రా సూచించారు. కేంద్ర ప్రభుత్వం తీసుకొచ్చిన డిజీ లాకర్‌ కూడా ఇందుకు చక్కని వేదికగా ఆయన పేర్కొన్నారు.
ఇన్సూరెన్స్‌
బీమా పాలసీ డాక్యుమెంట్‌తోపాటు, కట్టిన ప్రీమియం రసీదులను కూడా భద్రంగా ఉంచుకోవడం ఎంతో అవసరం. దీనివల్ల భవిష్యత్తులో క్లెయిమ్‌ పరంగా ఎటువంటి సమస్యలు ఎదురైనా సులభంగా ఎదుర్కోవచ్చు. ‘‘పన్ను మినహాయింపులు పొందాలని భావిస్తే అందుకు ప్రీమియం చెల్లింపుల రసీదులను సిద్ధంగా ఉంచుకోవాలి. దీంతో అవసరమైతే రిటర్నులతోపాటు జత చేయడానికి వీలుంటుంది’’ అని పాలసీఎక్స్‌ డాట్‌ కామ్‌ సీఈవో నావల్‌ గోయల్‌ పేర్కొన్నారు.
ఆస్పత్రిలో చేరి, అందుకు అయ్యే చికిత్సా ఖర్చులను తిరిగి పొందినట్టయితే అందుకు సంబంధించిన పత్రాలను, కారు మరమ్మతులకు చేసుకునే బీమా క్లెయిమ్‌ ఆధారాలను కూడా దీర్ఘకాలం పాటు భద్రంగా ఉంచుకోవడం అవసరమని గోయల్‌ సూచించారు. పోర్టబిలిటీ సమయంలో ఇవి ఉపయోగపడతాయన్నారు. బీమా సంస్థలు ఆఫర్‌ చేస్తున్న ఈ ఇన్సూరెన్స్‌ అకౌంట్‌ను వినియోగించుకోవాలని ఆయన సూచించారు. ‘‘మీ కుటుంబం, మీకు సంబంధించిన బీమా పత్రాలను ఇందులో భద్రంగా నిల్వ చేసుకోవచ్చు’’ అని చెప్పారు.
► మ్యూచువల్‌ ఫండ్స్
సెక్యూరిటీస్‌ మార్కెట్లో మ్యూచువల్‌ ఫండ్స్, స్టాక్స్, బాండ్లలో మీకున్న పెట్టుబడుల వివరాలన్నింటినీ ఒకే నివేదిక రూపంలో క్రోడీకరించి ఎన్‌ఎస్‌డీఎల్, సీడీఎస్‌ఎల్‌ సంస్థలు కన్సాలిడేటెడ్‌ అకౌంట్‌ స్టేట్‌మెంట్‌ (సీఏఎస్‌) పేరుతో ప్రతీ త్రైమాసికానికి ఇస్తుంటాయి. వీటిని కుటుంబ సభ్యుల్లో ఒకరితో పంచుకునేందుకు గాను ఆటో ఫార్వార్డ్‌ను ఎంచుకోవాలి. ఒక్క మ్యూచువల్‌ ఫండ్స్‌కు సంబంధించి అయితే కంప్యూటర్‌ ఏజ్‌ మేనేజ్‌మెంట్‌ సర్వీసెస్‌ (క్యామ్స్‌) నుంచి ప్రతీ ఆర్థిక సంవత్సరానికి సంబంధించి కన్సాలిడేటెడ్‌ స్టేట్‌మెంట్‌ను తీసుకుంటే చాలు. వేతన జీవులు అయితే తమ స్టాక్, మ్యూచువల్‌ ఫండ్‌ ఖాతాల స్టేట్‌మెంట్లను జాగ్రత్తగా ఉంచుకోవాలి. స్వయం ఉపాధిలో ఉన్న వారు అయితే వీటిని కనీసం ఆరేళ్ల వరకు పదిలంగా ఉంచుకోవడం అవసరం.
► ఇవి చాలా కీలకం
ఆస్తుల కొనుగోలు, అమ్మకాల పత్రాలను లావాదేవీ జరిగిన నాటి నుంచి కనీసం ఏడేళ్ల వరకు అయినా ఉంచుకోవడమే మంచిది. ఎందుకంటే ఆదాయపన్ను శాఖ ఏడేళ్లలోపు ఎప్పుడైనా తిరిగి పరిశీలించే చర్య తీసుకోవచ్చు. ‘‘పన్ను చెల్లింపుదారులు తప్పకుండా డాక్యుమెంట్లను అట్టిపెట్టుకోవాల్సిందే. ఆభరణాల కొనుగోళ్ల రసీదులు, అలాగే పెయింటింగ్, ఇళ్ల మరమ్మతులు, నవీకరణకు చేసే ఖర్చులకు సంబంధించిన ఆధారాలను కూడా ఉంచుకోవాలి. దీంతో ఆయా ఆస్తుల విక్రయం తర్వాత పన్ను తగ్గింపులను ఆదాయపన్ను శాఖ తిరస్కరించదు’’ అని బోహ్రా తెలియజేశారు.
► డిజీలాకర్‌
ఉచితంగా మీ డాక్యుమెంట్లను స్టోర్‌ చేసుకునే వేదిక ఇది. దీంతో భౌతికంగా పత్రాలను ఉంచుకోవాల్సిన ఇబ్బంది తప్పుతుంది. ఇందులో స్టోర్‌ చేసే డేటా, డాక్యుమెంట్లు అంతా క్లౌడ్‌ రూపంలోనే ఉంటాయి కనుక ఎక్కుడి నుంచి అయిన వాటిని పొందే వెసులుబాటు ఉంటుంది. పీడీఎఫ్, జేపీఈజీ, పీఎన్‌జీ రూపాల్లో డాక్యుమెంట్లను అప్‌లోడ్‌ చేసుకోవచ్చు. ఇలా అప్‌లోడ్‌ చేసిన డాక్యుమెంట్లపై ఈసైన్‌(ఎలక్ట్రానిక్‌ రూపంలో సంతకం) చేసుకునే సదుపాయం కూడా ఉంది. ఇవి సెల్ఫ్‌ అటెస్టేషన్‌ కాపీలుగా పనికి వస్తాయి. డిజిలాకర్‌లో అకౌంట్‌ కోసం మొబైల్‌ నంబర్‌ అవసరం ఉంటుంది. ఆధార్‌ డేటా బేస్‌లో నమోదైన మొబైల్‌ నంబర్‌ను కూడా వినియోగించుకోవచ్చు. మరిన్ని వివరాలను జ్టి్టpట://ఛీజీజజీ ౌఛిజ్ఛుట.జౌఠి.జీn/ వెబ్‌ సైట్‌ను సందర్శించి తెలుసుకోవచ్చు.
